Dal 2026 entra ufficialmente in vigore l’obbligo di collegamento tra POS e strumenti di certificazione dei corrispettivi. L’Agenzia delle Entrate ha pubblicato la nuova Guida Operativa – Febbraio 2026, che definisce nel dettaglio modalità, tempistiche ed esclusioni relative al collegamento tra strumenti di pagamento elettronico e Registratori Telematici (RT)
In questo articolo analizziamo in modo chiaro e concreto cosa cambia per esercenti, ristoratori e retailer, con esempi pratici e indicazioni operative.
1. Cosa significa “collegamento POS-RT”?
A partire dal 2026, ogni esercente che:
- emette documento commerciale tramite Registratore Telematico (RT)
- oppure utilizza la procedura web “Documento Commerciale online”
deve comunicare all’Agenzia delle Entrate quali POS utilizza per incassare i pagamenti elettronici.
Attenzione:
non si tratta di un collegamento fisico tramite cavi.
Si tratta di un collegamento logico, cioè una comunicazione da effettuare nel portale:
👉 Fatture e Corrispettivi
Funzione: Gestione collegamenti
2. Quali strumenti sono coinvolti?
Strumenti di certificazione dei corrispettivi
- Registratori Telematici (RT)
- Procedura web “Documento Commerciale online”
Strumenti di pagamento elettronico (POS)
- POS fisici tradizionali
- SoftPOS (App su smartphone o tablet)
- POS virtuali (e-commerce, link di pagamento, gateway online)
La guida chiarisce che per “POS” si intendono tutti gli strumenti hardware e software che consentono incassi elettronici
3. Cosa deve fare concretamente l’esercente?
L’esercente deve:
- Accedere al portale Fatture e Corrispettivi
- Entrare nella funzione “Gestione collegamenti”
- Associare:
- la matricola del RT
- l’identificativo del POS
- l’unità locale (indirizzo del punto vendita)
L’identificativo cambia a seconda del tipo di POS:
- POS fisico → terminal ID + codice fiscale Acquirer + denominazione Acquirer
- POS virtuale → codice fiscale + denominazione Acquirer
4. Esempi concreti (per capire davvero come funziona)
📌 Esempio 1 – Negozio con un solo RT e più contratti POS
Un negozio utilizza:
- 1 RT
- 1 POS virtuale con Multipay
- 1 POS fisico con due contratti (Proxi e Finanzius)
Anche se il dispositivo POS è uno solo, devono essere registrati 3 collegamenti distinti
- RT ↔ POS virtuale (Multipay)
- RT ↔ POS fisico (Proxi)
- RT ↔ POS fisico (Finanzius)
Questo è un punto fondamentale:
se ci sono più contratti con Acquirer diversi, i collegamenti vanno duplicati.
📌 Esempio 2 – Due negozi, più RT e più POS
Un esercente con:
- 2 RT a Milano
- 1 RT a Varese
- 1 POS virtuale usato in tutti i punti vendita
- 2 POS fisici diversi
Dovrà registrare 6 collegamenti
Il collegamento può essere:
- uno a molti (1 POS → più RT)
- molti a uno (più POS → 1 RT)
5. Casi esclusi dall’obbligo
Non devono essere collegati i POS utilizzati esclusivamente per:
- vending machine
- carburanti
- ricarica veicoli elettrici
- operazioni solo fatturate
- operazioni completamente esonerate da documento commerciale
Tuttavia, attenzione:
Se lo stesso POS incassa sia operazioni certificate con documento commerciale sia operazioni esonerate, il collegamento è obbligatorio
Esempio pratico
Una tabaccheria che usa un unico POS per:
- tabacchi (esonerati)
- vendita di caramelle (con documento commerciale)
→ deve collegarlo comunque.
6. Le scadenze da rispettare
Fase iniziale (gennaio 2026)
I POS attivi a gennaio 2026 devono essere collegati:
👉 entro 45 giorni dalla messa a disposizione della procedura (marzo 2026)
Regime ordinario
Per POS attivati successivamente:
Il collegamento va registrato
tra il 6° e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione
Esempio:
POS attivato il 19 marzo 2026
→ collegamento da registrare tra 6 e 31 maggio 2026.
Se si sposta un POS da un negozio a un altro?
Occorre eliminare il vecchio collegamento e registrarne uno nuovo
7. Perché è importante non sottovalutare questo obbligo?
L’errata indicazione della modalità di pagamento sul RT comporta sanzioni
Inoltre, l’Agenzia confronterà:
- dati trasmessi dagli Acquirer
- corrispettivi giornalieri con indicazione “pagamento elettronico”
Eventuali scostamenti potranno generare controlli.
8. Cosa cambia operativamente per ristoratori e retailer?
Per chi utilizza un gestionale evoluto come Imperium, il processo è molto più semplice perché:
- la modalità di pagamento viene registrata correttamente sul documento commerciale
- i flussi sono coerenti tra incassi e corrispettivi
- si riduce il rischio di errori manuali
In contesti multi-store o franchising, la gestione dei collegamenti POS-RT può diventare complessa se affrontata in modo manuale.
Un sistema integrato permette invece di:
- tracciare in modo strutturato RT e POS per unità locale
- organizzare i dati per eventuali aggiornamenti
- mantenere allineamento tra incassi elettronici e memorizzazione fiscale
9. Domande frequenti sul collegamento POS-RT
Il POS deve essere fisicamente collegato al registratore?
No. Il collegamento è solo logico, tramite portale Agenzia Entrate.
Se ho più contratti con lo stesso POS?
Va registrato un collegamento per ogni contratto/Acquirer.
Se utilizzo solo fatture?
Non è richiesto alcun collegamento.
Devo aggiornare ogni mese?
No. Solo in caso di variazioni (nuovo POS, dismissione, spostamento, nuovo RT).
Conclusioni
La nuova guida operativa dell’Agenzia delle Entrate introduce un passaggio importante nella tracciabilità dei pagamenti elettronici e nel controllo incrociato tra incassi e corrispettivi
Non si tratta di un aggiornamento tecnico dei registratori, ma di un adempimento amministrativo strutturato che richiede:
- organizzazione dei dati
- attenzione alle scadenze
- coerenza tra modalità di pagamento e certificazione fiscale
Per ristoranti, bar, negozi retail e attività multi-punto vendita, avere un gestionale come Imperium significa affrontare questo cambiamento con un’infrastruttura già pronta a garantire ordine, coerenza e controllo.
