Il 31 ottobre 2025 l’Agenzia delle Entrate ha pubblicato il provvedimento che definisce le modalità operative per la piena integrazione tra pagamenti elettronici e registratori telematici.
Una novità importante che riguarda tutti gli esercenti e i professionisti che emettono documenti commerciali e accettano pagamenti elettronici.
Vediamo insieme cosa prevede la normativa, le scadenze e cosa bisogna fare per essere in regola.
🔍 L’obiettivo della norma
L’obiettivo è collegare in modo univoco ogni POS (terminale di pagamento o app di incasso) con il relativo registratore telematico (RT) o software RT utilizzato per memorizzare e trasmettere i corrispettivi giornalieri.
In questo modo, ogni pagamento elettronico sarà riconosciuto e registrato automaticamente dal sistema dell’Agenzia delle Entrate, garantendo una perfetta coerenza tra l’importo incassato e quello certificato nel documento commerciale.
🗓️ Quando entra in vigore
L’obbligo scatta dal 1° gennaio 2026.
Tuttavia, per permettere a imprese e operatori di organizzarsi, l’Agenzia delle Entrate ha previsto una finestra iniziale di 45 giorni a partire dalla data di attivazione del servizio online (che verrà annunciata sul portale dell’Agenzia).
Durante questo periodo, gli esercenti dovranno procedere alla registrazione dei propri POS e al collegamento con i registratori telematici.
⚙️ Come funziona il collegamento POS–RT
Il collegamento si effettua solo tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, accedendo con SPID, CIE, CNS o credenziali Entratel/Fisconline.
L’operazione può essere svolta:
- direttamente dall’esercente,
- oppure da un soggetto delegato, come il consulente fiscale o il rivenditore autorizzato, tramite delega al servizio “Accreditamento e censimento dispositivi”.
Per ogni dispositivo bisogna registrare:
- l’identificativo univoco del POS o della piattaforma di pagamento elettronico,
- l’identificativo univoco del registratore telematico o del software RT,
- l’indirizzo dell’unità locale in cui viene utilizzato.
🧾 Cosa viene trasmesso ogni giorno
Il documento commerciale dovrà riportare le forme di pagamento utilizzate (ad esempio: carta, wallet, app, ecc.) e gli importi corrispondenti.
Questi dati verranno memorizzati in tempo reale e trasmessi quotidianamente in forma aggregata insieme ai corrispettivi giornalieri.
In sostanza, non cambiano le modalità di invio già previste per i corrispettivi telematici, ma si aggiunge una nuova componente informativa sui pagamenti elettronici, utile per garantire tracciabilità e trasparenza.
🕒 Le scadenze operative principali
1️⃣ Fase iniziale (POS già attivi al 1° gennaio 2026):
Gli esercenti avranno 45 giorni di tempo dall’attivazione del servizio web per effettuare l’associazione POS–RT.
2️⃣ Regime ordinario (nuovi POS o modifiche):
Per i nuovi strumenti di pagamento, la registrazione andrà fatta dal 6° giorno del secondo mese successivo alla data di disponibilità del POS ed entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese.
Esempio: se il nuovo POS viene attivato il 1° febbraio, l’associazione potrà essere registrata dal 6 aprile ed entro il 30 aprile.
🧩 Chi è coinvolto
- Tutti gli esercenti che emettono documenti commerciali e trasmettono i corrispettivi tramite RT o software certificato.
- I prestatori di servizi di pagamento (PSP), ovvero banche, acquirer e società che gestiscono i circuiti di pagamento.
- I fornitori di soluzioni software RT, che dovranno assicurarsi che i propri sistemi gestiscano correttamente l’invio dei dati di pagamento.
🔐 Tutela dei dati personali
L’Agenzia delle Entrate è il titolare del trattamento dei dati, mentre Sogei S.p.A. opera come responsabile tecnico per la gestione del sistema informativo.
I dati sono trattati nel rispetto del GDPR e vengono conservati solo per il tempo necessario a garantire la correttezza e la tracciabilità delle operazioni.
💡 Cosa devono fare gli esercenti
Ecco un riepilogo pratico delle azioni da intraprendere:
- Recuperare gli identificativi univoci di ogni POS e registratore telematico.
- Accedere all’area riservata “Fatture e Corrispettivi”.
- Registrare e collegare i dispositivi, indicando l’indirizzo dell’unità locale.
- Verificare che nei documenti commerciali vengano correttamente riportate le forme di pagamento e gli importi.
- Aggiornare il collegamento in caso di nuovi POS, sostituzioni o variazioni.
🧠 Cosa significa per i clienti Imperium
Imperium è già pronto a supportare gli esercenti in questo passaggio normativo:
il nostro gestionale dialoga con i principali registratori telematici e con i sistemi di pagamento elettronico, semplificando la gestione dei vari metodi di pagamento e garantendo la trasmissione corretta dei dati richiesti dalla nuova normativa.
Per i rivenditori e i partner Imperium, sarà presto disponibile una guida operativa dettagliata per aiutare ogni esercente a configurare la propria struttura in modo conforme.
✅ In sintesi
Dal 1° gennaio 2026 entra in vigore un sistema di integrazione obbligatoria tra POS e RT.
Ogni pagamento elettronico dovrà essere associato e trasmesso insieme ai corrispettivi giornalieri, con registrazione sul portale “Fatture e Corrispettivi”.
Imperium, come sempre, è al fianco di ristoratori e commercianti per rendere la tecnologia semplice, conforme e sicura.
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