La stagione estiva appena conclusa ha confermato una tendenza che vediamo crescere anno dopo anno: anche la gestione degli stabilimenti balneari sta diventando sempre più digitale.
Non si tratta semplicemente di sostituire il registro cartaceo delle prenotazioni o di utilizzare una mappa digitale degli ombrelloni.
Oggi un lido, un beach club o una struttura ricettiva stagionale deve coordinare contemporaneamente reception, parcheggi, postazioni spiaggia, prenotazioni, personale, bar, ristorante, pagamenti, fiscalità e servizi al cliente.
Ed è proprio su questo tipo di organizzazione che Imperium è stato utilizzato durante l’ultima stagione da diverse strutture balneari.
Strutture differenti per dimensioni, organizzazione e tipologia di servizi, ma con un’esigenza comune: ridurre il numero di strumenti utilizzati e portare il maggior numero possibile di attività all’interno di un unico sistema gestionale.
Durante i mesi estivi Imperium ha gestito complessivamente centinaia di migliaia di operazioni, tra servizi spiaggia, prenotazioni, accessi, ordini, vendite e documenti fiscali.
In alcune strutture, nelle settimane di maggiore affluenza, il sistema ha registrato migliaia di operazioni ogni giorno, coordinando contemporaneamente spiaggia, parcheggio, bar, ristorazione e servizi al cliente.
Ma i numeri sono soltanto una parte della storia.
Il vero punto è capire cosa significa utilizzare un unico gestionale per uno stabilimento balneare.
Tutto può iniziare prima ancora che il cliente arrivi in spiaggia
La giornata del cliente non comincia necessariamente alla reception.
Può iniziare diversi giorni o settimane prima.
Attraverso la WebApp di Self Booking, la struttura può permettere al cliente di verificare la disponibilità, scegliere il periodo desiderato e prenotare direttamente online.
A seconda della configurazione scelta, è possibile prevedere anche il pagamento anticipato della prenotazione.
Il cliente arriva quindi in struttura con una prenotazione già registrata nel sistema.
La reception può visualizzarla, verificare i dati, effettuare il check-in e associare il cliente alla postazione prevista.
Lo stesso sistema può gestire prenotazioni giornaliere, per più giorni o stagionali.
Questo significa evitare di distribuire le informazioni tra agenda cartacea, fogli Excel, messaggi WhatsApp e piattaforme separate.
Anche il parcheggio può entrare nel flusso
Per molte strutture balneari il primo servizio utilizzato dal cliente non è nemmeno l’ombrellone.
È il parcheggio.
Imperium può gestire anche le piazzole di parcheggio e la loro disponibilità.
In questo modo la struttura può avere una visione più completa del soggiorno del cliente, collegando i diversi servizi acquistati o prenotati.
Il parcheggio non deve essere necessariamente un’attività separata dalla reception o dalla spiaggia.
Può diventare parte dello stesso flusso.
Una mappa della spiaggia che serve davvero a lavorare
La mappa digitale degli ombrelloni è sicuramente una delle funzioni più immediate da comprendere, ma limitarla alla semplice visualizzazione delle postazioni sarebbe riduttivo.
Con Imperium ogni ombrellone, lettino, gazebo o altra risorsa può essere gestita come una vera postazione operativa.
È possibile conoscere la disponibilità, associare una prenotazione, collegare un cliente e utilizzare stati differenti per rappresentare quello che sta realmente accadendo nella struttura.
La reception può registrare l’arrivo.
Il personale può sapere quali postazioni devono essere preparate.
Il bagnino può avere una visione delle attività da svolgere.
In una struttura particolarmente grande, questo riduce la necessità di continue comunicazioni telefoniche, messaggi o passaggi di informazioni tra reparti.
Tutti lavorano sulla stessa situazione aggiornata.
Dal check-in all’apertura dell’ombrellone
Uno degli obiettivi di Imperium è proprio quello di accompagnare l’intero percorso operativo.
Il cliente effettua il check-in.
La postazione viene assegnata.
Il personale vede l’arrivo.
Il bagnino può occuparsi della preparazione dell’ombrellone e dei lettini.
La struttura sa quali servizi sono stati associati al cliente.
Non è più soltanto una prenotazione presente in calendario.
Diventa una sequenza di attività gestibili.
Questo approccio può essere particolarmente utile nelle strutture con molte postazioni, più aree o diversi operatori contemporaneamente al lavoro.
Il QR Code sotto l’ombrellone cambia il modo di gestire gli ordini
Una volta sistemato il cliente sulla propria postazione, Imperium continua a lavorare.
Attraverso il modulo Self Order, il cliente può inquadrare un QR Code direttamente dall’ombrellone e utilizzare il proprio smartphone per consultare il menu.
Può scegliere prodotti, aggiungere eventuali varianti e inviare autonomamente l’ordine.
Durante la stagione estiva, nelle strutture che hanno utilizzato questo tipo di servizio, sono stati gestiti migliaia di ordini provenienti direttamente dalle postazioni spiaggia.
Il vantaggio per il cliente è evidente.
Non deve alzarsi per raggiungere il bar e non deve necessariamente attendere che un cameriere passi tra gli ombrelloni.
Ma il vantaggio organizzativo per la struttura può essere ancora più importante.
L’ordine arriva già digitalizzato.
Il sistema conosce la postazione dalla quale proviene.
Le bevande possono essere indirizzate al bar.
I piatti possono essere inviati in cucina.
Altri prodotti possono essere gestiti dai rispettivi centri di produzione.
Il personale può quindi concentrarsi maggiormente sulla preparazione e sulla consegna.
Un unico sistema anche per bar e ristorante
Molti stabilimenti balneari non sono più soltanto “spiagge”.
Sono strutture articolate.
Hanno un bar, un ristorante, un self service, un chiosco, aree eventi o altri punti vendita.
È proprio qui che emerge uno dei principali vantaggi di Imperium.
Imperium nasce anche come gestionale per il punto vendita e per la ristorazione.
Questo significa che la parte balneare può convivere con la gestione del bar e del ristorante.
Vendita al banco, tavoli, comande, centri di produzione, prodotti, listini e ordini provenienti dagli ombrelloni possono essere gestiti nello stesso ambiente.
Il cliente non appartiene a un software quando prenota l’ombrellone e a un altro quando ordina qualcosa al bar.
Rimane all’interno dello stesso ecosistema.
Credito prepagato e RFID
Per alcune strutture è possibile spingersi ancora oltre.
Imperium può gestire sistemi di credito prepagato associati a supporti RFID.
Una card o un braccialetto possono essere utilizzati per identificare il cliente e per effettuare acquisti all’interno della struttura.
Il cliente può quindi muoversi tra spiaggia, bar, ristorante e altri servizi senza dover necessariamente portare con sé contanti o carta di pagamento.
Per il gestore significa avere un ulteriore strumento per semplificare l’esperienza del cliente e mantenere le operazioni all’interno dello stesso sistema.
Dal pagamento alla fiscalità
Qualunque processo di vendita deve poi arrivare alla sua conclusione.
Anche da questo punto di vista Imperium cerca di mantenere il flusso all’interno della stessa piattaforma.
Il sistema può dialogare con registratori telematici compatibili e gestire l’emissione dei documenti commerciali.
Può inoltre integrare la fatturazione elettronica.
Per i pagamenti elettronici sono disponibili anche integrazioni che permettono di utilizzare soluzioni SoftPOS.
Questo aspetto può essere particolarmente interessante in uno stabilimento balneare.
Reception, bar, ristorante e aree esterne possono essere molto distanti tra loro.
La possibilità di utilizzare dispositivi mobili per alcune operazioni di incasso permette di distribuire maggiormente il lavoro senza dover necessariamente concentrare tutto su una sola postazione di cassa.
Il vero vantaggio è non avere cinque software differenti
La domanda che spesso facciamo a chi ci contatta per uno stabilimento balneare non è semplicemente:
“Quanti ombrelloni avete?”
La domanda più importante è:
“Come lavorate oggi?”
Perché due stabilimenti con lo stesso numero di ombrelloni possono avere organizzazioni completamente diverse.
Uno può gestire soltanto spiaggia e bar.
Un altro può avere parcheggio, ristorante, prenotazioni online, abbonamenti stagionali, aree sportive e servizi aggiuntivi.
Un altro ancora può voler digitalizzare soltanto alcune attività nella prima stagione e aggiungerne altre successivamente.
Imperium nasce proprio con questa logica.
Non obbligare la struttura a seguire un unico modello operativo, ma configurare il sistema intorno alle esigenze reali del lido.
Il vero vantaggio non è quindi avere più funzioni.
È poter evitare, dove possibile, di utilizzare un software per le prenotazioni, uno per gli ombrelloni, uno per il bar, uno per il ristorante e un altro ancora per la parte fiscale.
Una stagione intera dentro un unico ecosistema
Durante l’ultima stagione abbiamo visto Imperium utilizzato per gestire decine di migliaia di prenotazioni e servizi, ordini effettuati dai clienti tramite QR Code, movimentazioni di bar e ristorazione, parcheggi, postazioni spiaggia e operazioni fiscali.
In alcune strutture particolarmente attive, una sola settimana può significare decine di migliaia di articoli e servizi movimentati.
Sono numeri importanti.
Ma ciò che ci interessa maggiormente è il modo in cui vengono gestiti.
Una prenotazione online può diventare un check-in.
Il check-in può diventare un’assegnazione della postazione.
La postazione può generare ordini tramite QR Code.
Gli ordini possono arrivare al bar o in cucina.
Gli acquisti possono essere gestiti tramite credito RFID o pagamento elettronico.
E la vendita può concludersi con il relativo documento fiscale.
Non sono operazioni scollegate.
Sono momenti differenti della stessa esperienza del cliente.
La stagione 2027 comincia molto prima dell’estate
Uno degli errori più comuni è iniziare a cercare un nuovo gestionale quando mancano poche settimane all’apertura.
È probabilmente il momento peggiore.
Ad aprile o maggio una struttura deve già occuparsi del personale, della manutenzione, dell’allestimento, dei fornitori e di tutto ciò che serve per iniziare la stagione.
Cambiare il sistema gestionale in quel momento significa aggiungere un altro elemento di complessità.
Per questo la fine della stagione è invece uno dei periodi migliori per iniziare a progettare quella successiva.
C’è il tempo per analizzare come si è lavorato.
Capire quali attività hanno creato maggiori difficoltà.
Valutare quali processi possono essere digitalizzati.
Preparare la mappa della spiaggia.
Configurare parcheggi e servizi.
Organizzare i listini.
Impostare le prenotazioni online.
Valutare Self Booking e Self Order.
Predisporre registratori telematici e pagamenti.
Formare con calma gli operatori.
E arrivare all’apertura con un sistema già pronto.
Stai già pensando alla prossima stagione?
Se gestisci uno stabilimento balneare, un lido, un beach club, un campeggio, un villaggio o una struttura ricettiva stagionale, questo è probabilmente il momento migliore per valutare come organizzare la prossima estate.
Imperium può essere configurato per seguire l’intero percorso del cliente:
dalla prenotazione online al parcheggio, dal check-in all’ombrellone, dagli ordini tramite QR Code al credito prepagato RFID, dal bar e dalla ristorazione fino al pagamento e alla fiscalità.
Non è necessario introdurre tutto contemporaneamente.
Si può partire dalle funzioni realmente utili alla struttura e costruire la configurazione sulla base della sua organizzazione.
L’obiettivo rimane sempre lo stesso:
meno strumenti separati, meno passaggi manuali e più informazioni disponibili nello stesso posto.
La prossima stagione può sembrare ancora lontana.
Per uno stabilimento che vuole cambiare il proprio modo di lavorare, però, è proprio adesso che conviene iniziare a progettarla.
Scopri Imperium per gli stabilimenti balneari e prepara con noi la tua prossima stagione.
